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Il existe dans toutes les entreprises des contraintes. Tout système, processus, ou flux... est limité en capacité par au moins un élément et aucun système n'est parfaitement équilibré. Parmi tous les éléments limitants d'un système, il y en a nécessairement un qui est plus limitant que tous les autres. C'est cet élément qu’il faut pouvoir identifier et maîtriser afin de mieux les appréhender et de les gérer. Donc l’un des meilleurs moyens d’améliorer la performance n’est pas de pousser ses collaborateurs à réaliser l’impossible, mais de commencer par supprimer les contraintes qui brident leur performance.
Il est possible que l’atteinte d’un objectif soit compromise par un manque de ressources disponibles. Dans d’autres cas, ce n’est pas la quantité de ressources manquantes, mais plutôt une contrainte de disponibilité des ressources ou de leur identification. De manière générale, on peut arriver à faire plus avec moins ou autant de ressources en supprimant le gaspillage de ressources lié aux activités d’intermédiation. Ainsi, afin d’être plus performant sur ces contraintes, il faut savoir organiser et gérer les projets qui nécessitent des ressources.
Ici, la ressource sur laquelle on va s’intéresser plus particulièrement, ce sont les informations. Les ressources informatives sont moins évidentes à traiter, car elles sont moins perceptibles que les ressources financières par exemple. Le défaut de la “qualité informative”, a trois causes principales : la première vient de la surcharge informationnelle, une autre d’un manque de communication et la dernière d’un problème d’interprétation de l’information. Pour intervenir sur cette contrainte, il faut faire un focus sur la gestion des flux d’informations et la qualité de la communication, car il faut être capable de se limiter aux informations qu’une personne est capable de traiter, sans porter préjudice à l’activité, tout en transmettant suffisamment d’informations pour que les collaborateurs comprennent l’essentiel du message.
Une bonne gestion de la communication est donc un levier essentiel pour garantir l’optimisation de la performance et des conditions de travail au sein de son entreprise. La communication interne représente ainsi toutes les actions menées au sein d’une entreprise dans le but d’interagir avec ses collaborateurs. La façon dont elle sera mise en place déterminera grandement la culture d’entreprise. La communication interne a des objectifs variés, mais est avant tout un moteur de succès et d’harmonie au sein de l’entreprise. Elle vise à développer les relations entre les différentes parties prenantes de la société. Entreprendre des efforts de communication interne poursuit généralement trois grands axes. Elle sert l’information, le management et la motivation.
Un intranet est lié à un réseau informatique professionnel, ce sont différentes pages et applications disponibles sur ce réseau. L’intranet va permettre de partager son agenda pro à l’ensemble de ses collaborateurs et d’avoir accès aux leurs. Il est possible d’utiliser des applications et des fonctionnalités préalablement déployées sur l’intranet de l’entreprise. Cet outil permet également de discuter de manière instantanée avec ses collègues via un chat, de consulter ses mails, de gérer des projets, de chercher des documents à travers un moteur de recherche interne, de s’échanger rapidement des documents, de réunir plusieurs collaborateurs autour d’une visioconférence, etc. Ce sont tant de fonctionnalités disponibles et de possibilités. Les collaborateurs peuvent, depuis leurs postes de travail respectifs, accéder à des documents internes tels que des compte-rendus de réunion, des grilles de rémunérations, des demandes de congé… C’est donc une solution pour accéder à l’intégralité du système informatique d’une entreprise au format universel du Web.
Les réunions permettent de regrouper les collaborateurs de manière ponctuelle, afin de leur transmettre de vive voix des informations et d’avoir un feed-back en direct. Ce sont des moments privilégiés au cours desquels les salariés se sentent généralement plus à l’aise pour s’exprimer et pour parler de leurs difficultés éventuelles. S’il n’est pas possible de l’effectuer au sein de l’entreprise, les logiciels de communication à distance comme Microsoft Teams, Google Meet ou encore Slack permettent la mise en contact vidéo des salariés et vous permettent également de réaliser des web conférences.
Le journal interne est un support périodique d’information (physique ou digital) sur l’entreprise, pouvant prendre l’apparence d’un journal, d’une lettre d’information, d’un court-métrage audiovisuel, etc. Il a pour objectif d’informer l’ensemble du personnel sur la vie de l’entreprise et au sein de celle-ci comme les résultats économiques, les décisions stratégiques, l’évolution des conditions de travail, les opérations de communication, le suivi des carrières, etc. Le journal interne est devenu un support de presse à part entière, il peut se décliner en fonction des services, des départements ou des catégories de personnel de l’entreprise.
Le Serious Game est une plateforme informatique, dont l’objectif est de combiner à la fois des aspects sérieux (Serious) tels, de manière non-exhaustive, l’enseignement, l’apprentissage, la communication, ou encore l’information, avec des ressorts ludiques issus du jeu vidéo (Game) ». Cette association a pour mission de s’écarter du simple divertissement attendu d’un jeu vidéo et d’appliquer le principe de la gamification sur des sujets stratégiques. Le serious game Civitime a été élaboré en collaboration avec des psychologues du travail afin de pouvoir agir sur les facteurs psychosociaux des collaborateurs dans le but de remotiver et réengager ses employés au sein de tous ses projets d’entreprise comme l'intégration de salariés handicapés sur le lieu de travail, valoriser sa marque employeur en mettant en avant les valeurs de l’entreprise et que ses collaborateurs deviennent les premiers ambassadeurs de l’entreprise, etc. Le serious game représente donc un outil très puissant en communication interne puisque toute l’architecture de jeu est spécifique et les scénarios des missions à réaliser sont personnalisés pour obtenir le meilleur niveau d'engagement possible. De plus, Civitime vous fournit un guide de communication interne afin de maximiser le taux de participation au serious game et les performances de celui-ci sur la sensibilisation des collaborateurs.
La messagerie instantanée ou le réseau social d’entreprise est devenue un incontournable de la communication digitale pour les entreprises. Ce moyen de communication s’appuie sur le collaboratif et le direct pour transmettre l’information. C’est d’ailleurs pour encourager la communication transversale que l’entreprise utilise des applications comme Slack. On retrouve une communication globale et parmi les supports de communication interne, elle permet à l’organisation de rendre les échanges plus informels. C’est une construction de la relation interne : il devient plus facile de créer des canaux de discussion interne et de renforcer la cohésion de groupe. Ce qui, sur le long terme, instaure un sentiment d’appartenance. En rendant la communication informelle, la messagerie instantanée devient un outil d’organisation d’événements et de marketing interne. Ces derniers ayant pour objectif d’animer la vie de l’entreprise et de construire des liens.
