Le onboarding en 2020, c’est quoi concrètement ?

Accompagner les premiers pas d’un nouveau collaborateur pour favoriser son intégration et accélérer sa prise de poste : cette pratique a toujours existé en entreprise. Le degré de maturité de la démarche reste toutefois très variable selon les employeurs. Si la dimension présentielle de l'intégration reste cruciale, le confinement a prouvé l'importance des outils digitaux en matière de onboarding.

Les ingrédients de base d’une bonne intégration des employés

La majorité des entreprises mise sur un accueil des RH le jour J, pour épauler et orienter la nouvelle recrue à son arrivée. L’objectif est avant tout de l’introduire officiellement auprès de son équipe, de lui apporter des précisions sur l’environnement de travail et éventuellement lui transmettre les outils (ordinateur, smartphone ou badge, par exemple). Beaucoup employeurs vont toutefois plus loin avec notamment :

• La mise à disposition d’un ‘welcome kit’ composé généralement d’outils d’accueil (livret, trombinoscope, charte interne…) - voire de goodies aux couleurs de l’entreprise pour créer un sentiment d’appartenance (t-shirts, mug, tote bag…) 
• L’organisation de temps d’échange ou d’événements (journée d’intégration avec une ‘promo’ de nouveaux, parfois suivie d’une soirée conviviale pour briser la glace ; déjeuner ou visite des locaux avec un parrain en interne, rencontre d’un membre du top management, etc.)

Onboarding digital : quand l’intégration se professionnalise…

Désormais, les grandes entreprises complètent ce dispositif avec un parcours d’intégration digital, qui débute dès la promesse d’embauche. Bien avant l’arrivée officielle du nouveau collaborateur, donc. L’enjeu : garder le contact et maintenir la flamme, a fortiori quand le futur salarié est soumis à un long préavis à la demande de son précédent employeur. Il s’agit alors de :

• Fluidifier les démarches administratives : transmission des pièces obligatoires, signature électronique du contrat de travail…
• Partager des informations utiles en amont de la prise de poste : contenus de marque employeur sur les métiers, les engagements et les valeurs de l’entreprise, prise de parole des dirigeants en vidéo, documents de travail liés à la future mission du salarié…
• Mettre en contact le nouveau collaborateur avec ses futurs interlocuteurs en interne et parfois en externe : prestataires, clients…
• Bloquer des créneaux dans l’agenda des collègues directs pour dédier du temps au nouveau collaborateur le jour de son arrivée.
• Automatiser des rappels pour prévoir des temps de feedback et d’échange avec les managers et avec les RH dans le courant des premières semaines de travail. Voire recueillir en ligne un rapport d’étonnement de la nouvelle recrue.

Pour optimiser la démarche et industrialiser les process, les entreprises s’équipent généralement d’une solution dédiée à l’intégration des employés, reliée ou non avec leur logiciel de recrutement. Cette approche digitale semble d’autant plus nécessaire aujourd’hui, qu’il n’est plus toujours possible d’assurer un accueil in situ, ni de mobiliser tous les salariés en présentiel, pour des raisons sanitaires.

Longtemps, les outils numériques ont été accusés de déshumaniser les relations. Et si le digital était finalement un moyen de rendre l’intégration des nouveaux collaborateurs encore plus humaine ? 

CiviTime, un outil d'onboarding 2.0

CiviTime est un jeu pédagogique permettant d'acculturer vos collaborateurs (et vos nouvelles recrues), à vos différents sujets stratégiques (démarche RSE, projet d'entreprise, conduite du changement...), afin d'améliorer leur engagement et de développer leur fierté d'appartenance.
En dehors des phases multi-joueurs, le Serious Game est accessible en "mode solo" pour l’intégration des nouveaux collaborateurs de votre entreprise et pour ceux souhaitant revivre l’aventure.

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